Por que minha empresa precisa de um PMO?

Atualmente, o mundo corporativo está cada vez mais competitivo e dinâmico, e é constante a necessidade das empresas em se manterem cada vez mais ágeis e organizadas.

Diferentes segmentos de negócio buscam aumentar o seu grau de maturidade na gestão de seus projetos, através do planejamento, controle e intenso acompanhamento.

 Neste contexto, os PMOs – Project Management Offices, ou escritórios de projetos, figuram hoje como uma estrutura estratégica e de grande importância no meio corporativo.

 O Escritório de Projetos é a unidade organizacional responsável pela gestão e condução integrada dos projetos da organização, sendo responsável por prover a comunicação, produtos e serviços.

 Além disso, a implantação do escritório de projetos contribuirá para garantir os objetivos dos projetos ao direcionamento estratégico da organização, promovendo a aproximação e suporte da equipe operacional com os níveis executivos.

 O PMO simplifica, facilita e aperfeiçoa o gerenciamento de projetos, buscando sempre otimizar os quesitos custo, prazo e qualidade, se mostrando extremamente eficiente em empresas que possuem uma carteira numerosa de projetos.

 Assim, os responsáveis pelos produtos e áreas de negócios nas organizações se liberam para “fazer as coisas acontecerem”, acompanhando o desenvolvimento de entregáveis, interagindo com clientes, liderando suas equipes, gerindo suas áreas de negócios, etc.

 Aumentando os Níveis de Maturidade

 Um PMO eficiente trabalha para disseminar corretamente a metodologia de gerenciamento de projetos (PMI), sempre analisando a maturidade da organização, a fim de garantir a perfeita aplicabilidade de todas as disciplinas de gestão de projetos.

 Além disso, o PMO planeja a evolução da empresa no gerenciamento de projetos, mapeando habilidades e competências presentes na organização, detectando possíveis gaps de conhecimento, para elaborar programas de capacitação direcionados.

 A ideia é tornar o PMO um centro de informações e controle, mantendo documentações históricas de indicadores de desempenho e qualidade dos projetos realizados, possibilitando detectar processos ineficientes e criar ações de melhoria contínua na execução de projetos.

 5 passos para criar um Escritório de Projetos

 Em razão de sua complexidade e característica multifacetada, a criação de um escritório de projetos requer um processo de conscientização e aculturamento organizacional que deve ser planejado e executado de forma gradual.

 Geralmente, são necessários alguns passos para criação e amadurecimento de um escritório de projetos em uma organização:

 1. Diagnóstico para identificação do grau de maturidade da organização em gestão de projetos

 2. Levantamento de dados e modelagem do escritório de projetos a ser implementado, levando em consideração as expectativas e estratégias definidas pelos níveis executivos das organizações.

 3. Implantação do novo modelo e plano piloto para medição dos resultados atingidos.

 4. Roll out do modelo implantado para toda a carteira de projetos das organizações.

 5. Implantação dos processos de quality assurance e auditoria para garantir que os objetivos dos projetos estão sendo atingidos na prática.

 As responsabilidades e objetivos dos escritórios de projetos, assim como os serviços e produtos por eles fornecidos, podem variar de organização para organização. Portanto, é muito importante o alinhamento dos objetivos do escritório de projetos com os objetivos estratégicos de sua organização.