Medir para crescer e recompensar

Produtividade tem jeito, tem receita, dá pra fazer. Mas não adianta fazer e ficar sem saber o resultado. O ato de medir, também para a produtividade, será crucial para validar suas ações.

A experiência de Taylor com os alfinetes e de Ford com os carros pode, à primeira vista, soar antiquada e cruel – porém, se soubermos adaptar para os dias de hoje, será possível obter uma série de vantagens. Isso porque os modelos taylorista e fordista privilegiam a medição profunda e precisa: em 1914, Ford realizou um estudo em sua fábrica e chegou à conclusão de que os trabalhadores poderiam ser agrupados em 7.882 tarefas diferentes. 

Para cada grupo dessas tarefas, correlacionava-se uma capacidade física (ou mais). Dez delas, por exemplo, poderiam ser executadas por cegos e assim por diante. Uma vez designada a função, a quantidade e a qualidade da produção eram medidas conforme métricas previamente estabelecidas. O resto é História. 

Não estamos, sob nenhuma hipótese, defendendo o modelo industrial desumano que empregava crianças e tinha uma jornada de trabalho que poderia chegar a 20h diárias (ou 52h ininterruptas). Estamos tratando de conhecer a operação, analisar as possibilidades e orientar para que as tarefas sejam desenvolvidas da melhor e mais efetiva forma possível. A fórmula de sucesso não está obsoleta.

Então, o que isso significa pro nosso modelo de trabalho atual?
Significa dizer que, se você não desenvolver métricas e ferramentas importantes para o seu negócio, você nunca vai, por exemplo, identificar um desperdício ou uma oportunidade de melhoria. Vai sempre depender da mão-de-obra terceira para saber o que é melhor na sua cadeia de valor. 

Em resumo: VOCÊ NÃO VAI FAZER GESTÃO DE NADA.

E não fazer gestão de nada significa, de uma maneira muito direta, fechar as portas. Ou ter muita dificuldade para mantê-las abertas.

Não é tão complexo e, a princípio, não é necessária nenhuma ferramenta mais elaborada.
Você pode dividir em medições de curto, médio e longo prazo. Importante é, na maioria das vezes, ser algo tangível, com dados concretos e que não dependam tanto do fator humano para ser consolidado. 

Considerando os pequenos e médios negócios, podemos citar alguns exemplos simples:

1.Restaurantes: a produtividade está diretamente relacionada à utilização de matéria-prima e, por consequência, à diminuição do desperdício ao máximo. Podemos pensar em controles de compras versus o que foi utilizado. Para isso, é essencial que você tenha as fichas técnicas exatas, preparadas por nutricionistas e/ou pela pessoa responsável pela cozinha. Quando olhamos para o atendimento, a produtividade tem a ver com quebra de utensílios, vendas-casadas, oferta de prato do dia (ou sobremesa ou bebida) e assim por diante. Qualquer software para este tipo de estabelecimento consegue fazer o registro por funcionário e, portanto, você tem informações preciosas em mãos

2.Comércio: aqui, a primeira coisa que vem à mente é o volume de vendas, claro. Mas também podemos avaliar o tempo para realizar atividades como organização da loja, mostruário, vitrine, contagem de estoque, entre outros

3.Confecção: sem alterar a qualidade, aqui o diferencial é o número de peças por pessoa ou por grupo de tarefas; tempo de desenho dos modelos, efetividade dos testes com o público, desperdício/reaproveitamento de tecido, diminuição de gasto com lavagem etc

4.Atendimento: além dos básicos, como número de clientes atendidos, efetividade da operação e tempo médio de atendimento, seria importante medir, em tempo real, a satisfação do seu cliente com aquela experiência. Ferramentas simples de NPS (Net Promoter Score), que avaliam a partir da pergunta de ouro (se você indicaria essa empresa pra um amigo), podem ser decisivas para medir a produtividade do seu time

5.Funções administrativas: respeitando a especificidade de cada área, é importante ter em mente que tudo pode ser medido. O tempo para fazer um cadastro na Folha de Pagamento, por exemplo. A quantidade de lançamentos feitos pelo Contas a pagar. O número de ligações realizadas por uma área de Cobrança e assim por diante
 
A evolução positiva nestes e em outros itens deve ser confrontada com o aumento de receita e, claro, com o lucro. A partir de métricas como essas, é possível, inclusive, remunerar a equipe, que, estimulada por ver o bolo dividido, vai se empenhar cada vez mais em contribuir com o todo. Pode ser um valor fixo por aumento da produtividade, um % sobre o todo... Você decide.

E não é só isso: ao conhecer a sua operação a fundo e ter em mãos os indicadores que fazem a diferença, você pode projetar crescimento, calcular a mão-de-obra necessária para dar o próximo passo e estudar sinergias para ganhar escala.

Tudo isso sem esquecer, nem por um segundo, que gente nasceu pra brilhar e não pra morrer de fome, como já diria Caetano.