Planejamento é a chave para reuniões mais produtivas

Um dos principais desafios das empresas hoje é aumentar a sua produtividade. Ao participar de reuniões longas e pouco eficientes, muitos profissionais saem desanimados. A sensação é a de que ficaram “sem trabalhar” por um longo período, sem conseguir resolver “nada”. Se para participar da reunião for necessário sair do escritório, cruzar a cidade e enfrentar trânsito, então, o sentimento é ainda pior. 

Isso acontece, principalmente, por falta de planejamento. As reuniões são ferramentas fundamentais para se organizar processos, projetos, tomar decisões e gerar soluções nas organizações. Elas possibilitam o crescimento coletivo e o entendimento de diferentes pontos de vista. Mas, para isso, precisam ser bem planejadas e bem conduzidas.

A primeira coisa a ser considerada antes de se agendar uma reunião é se ela é realmente necessária. Pergunte-se: existe alguma outra maneira de discutir o assunto ou de distribuir a informação para as pessoas? Quanto a reunião contribuiria para a produtividade das pessoas envolvidas? Quanto contribuiria para o atingimento dos objetivos? Ela poderia ter 30 minutos a menos? Poderia ser feita a distância?

Se concluir que fazer a reunião é a melhor alternativa, tanto presencialmente como a distância, o primeiro passo é definir seu objetivo, o resultado esperado ao final dela, quem irá participar e o tempo necessário para realizá-la, sendo o mais realista possível. Depois, elabore a pauta e a compartilhe com os participantes, de modo que seu conteúdo seja de fácil acesso a todos. 

É fundamental escolher um líder. Alguém que irá conduzir a discussão, garantir que a pauta seja cumprida e que as decisões e os próximos passos necessários sejam encaminhados até seu término. Essa pessoa também será a responsável por controlar aqueles comentários e brincadeiras quebra-gelo, que nós brasileiros adoramos fazer, mas que podem facilmente tirar o foco de todos. É importante, ainda, ter mais uma pessoa como ponto de apoio para tomar notas, fazer a ata e distribuir conteúdos.

Para que tudo corra mesmo como planejado, comece no horário combinado, reforce o objetivo e os resultados esperados, explique a agenda, faça combinados sobre o funcionamento da reunião e introduza o tema. Mesmo assim, ainda é possível acabar deslizando e perdendo tempo. Quando a gente entra em detalhes desnecessários que não afetam a todos os presentes, por exemplo, contribuímos para a dispersão. Detalhes que envolvem parte do grupo podem (e devem) ser tratados caso a caso. 

Para contornar essa situação, tenho uma dica. Há uma técnica que podemos usar, chamada estacionamento. Se aparecer algum tema no meio da reunião, que não estava na pauta, o líder o coloca no estacionamento e depois volta a ele. Ao final avalia-se: ainda sobrou tempo? Algum assunto do estacionamento pode ser tratado naquele momento? Se sim, volta-se para a reunião com aquele tema ou já o mesmo já entra na pauta da reunião seguinte.

Ao fechar todos os assuntos, é preciso deixar claro o que se espera de cada participante e em que prazo. Todo mundo tem que sair da reunião sabendo qual o passo seguinte da atividade que vai desenvolver. Dessa forma, não há ruídos na comunicação, os combinados ficam claros e o líder pode fazer o acompanhamento das atividades com maior tranquilidade.

Se implementar essas regras em suas reuniões, certamente terá ganhos de produtividade.

Seria superbacana se pudesse dividir conosco suas tentativas, dificuldades e aprendizados. 

Certamente outros leitores do Administradores.com aprenderiam contigo, e eu também!