Como e por quanto tempo devo guardar documentos na empresa?

Todo empresário sabe — ou acaba descobrindo, mais cedo ou mais tarde — que a lei brasileira é bastante rígida com as pessoas jurídicas. Não basta pagar seus tributos da forma correta, também é preciso guardar os documentos da empresa por um período determinado a fim de evitar complicações posteriores.

Se você se pergunta “Por quanto tempo devo guardar documentos da empresa?”, preste atenção nas informações que separamos neste post para te ajudar a manter a papelada organizada.

A razão do arquivamento dos documentos

Guardar os documentos da sua empresa é importante por uma simples razão: quem não toma essa medida corre o risco de ter que pagar novamente uma conta que já foi quitada.

A lógica é simples: se a organização não puder comprovar um pagamento para o Fisco, será obrigada a pagar novamente o tributo. O pior de tudo é que esse pagamento é acrescido de multa (de até 20% do valor devido) e de juros da taxa Selic.

Os documentos e o tempo que eles devem ficar guardados

De acordo com a legislação brasileira, os documentos legais e contábeis das empresas devem ficar arquivados por, pelo menos, 5 anos. Em razão disso, fizemos uma lista dos documentos mais importantes para uma empresa que devem ser guardados a fim de uma possível comprovação de pagamento:

• Notas fiscais e recibos
• Imposto de Renda
• Programa de Integração Social (PIS)
• Contribuição para Financiamento da Seguridade Social (COFINS)
• Livros fiscais
• Contribuição Social sobre Lucro Líquido (CSLL)
• Imposto sobre Circulação de Mercadoria e Prestação de Serviços (ICMS)
• Declaração Anual do Simples Nacional (DASN)
• Declaração do Imposto Retido na Fonte (DIRF)
• Declarações DIPJ, DCTF, DACON
• Guia de Informação e Apuração ICMS (GIA)
• Declaração de Ajuste Anual – IRPF e deduções

As formas de guardar os documentos

Os documentos não precisam, necessariamente, ser guardados em arquivos físicos. É possível escaneá-los e organizar tudo em arquivos digitais. Esses arquivos podem ser salvos em computadores, em mídias físicas (como pen drives, CDs, DVDs ou HDs externos) ou mesmo na nuvem (por meio da utilização de plataformas de compartilhamento de arquivos como o Google Drive, por exemplo). Além de oferecer mais segurança, a digitalização facilita a busca por um documento quando necessário.

Existe ainda a possibilidade de usar ferramentas profissionais ou contratar serviços de empresas responsáveis pela organização e pela guarda de documentos. Esse tipo de serviço é indicado para empresários que possuem documentos ou arquivos que precisam ser consultados e administrados de forma organizada e sigilosa.

Respeitar o tempo de guarda de documentos fiscais, além de ser extremamente importante para a empresa, é obrigatório. Por isso, separe os seus documentos, escolha a melhor forma de arquivá-los e mantenha tudo sempre bem organizado. Assim, você evita que a sua empresa seja acionada por possível sonegação de impostos.

Guardar os documentos do seu negócio também evita problemas como descontroles contábeis, equívocos estratégicos e cobranças indevidas.