Você investe ou perde tempo em sua reunião de resultados?

A reunião de resultados é o coração de uma empresa. E a sua empresa, está preparada para fazer uma reunião de resultados eficiente?

A reunião de resultados é um marco de aprendizado da empresa: entendimento e compartilhamento dos resultados, celebração de conquistas, análises apuradas e correção de rumo. Enfim, todos na mesma página e engajados nos projetos e ações essenciais para o futuro da empresa! Mas como fazer isso da melhor forma possível?

Execução é um dos mantras da gestão para startups, médias e grandes empresas. Todo líder em sã consciência deseja aumentar a capacidade de execução do seu negócio, desenvolver um time engajado nas metas e mudanças necessárias. Mas, antes de entrar na reunião de resultados propriamente dita, vamos repassar algumas atividades muito importantes que a precedem.

Antes da Reunião de Resultados

As decisões tomadas no planejamento estratégico são, quando há processo mais estruturado, traduzidas em metas plurianuais (3 a 5 anos), ações e projetos de alto retorno para organização e, consequentemente, para o time. Mas, claro, a formalização das decisões estratégicas em um mapa estratégico de nada serve sem:

- construção de forte alinhamento;
- comunicação; e
- engajamento genuíno do time.

Uma vez vencida essa etapa, abre-se espaço para a definição e desdobramento de metas anuais de modo mais apurado e planejamento de projetos estratégicos alinhados às estratégias da empresa.

O planejamento para o superação dos desafios anuais (melhores resultados) deixa claro quanto a empresa e cada líder precisa entregar, mensalmente, de resultados financeiros e operacionais, além do engajamento à cultura organizacional. A meta bem definida é o primeiro passo do método PDCA para escalar resultados. A reunião de resultados mensal é o “fórum” visível da etapa “C” (Check) e “A” (Act) do método PDCA. É uma oportunidade sensacional para aumento da capacidade de execução dos gestores e do aprendizado franco e acelerado.

Quais níveis da empresa devem conduzir reuniões de resultado mensais?

As reuniões de resultados mensais devem ocorrer no nível das operações (quem executa os trabalhos), tático (quem gerencia os processos) e estratégico. Os resultados de cada nível devem ter relação direta com o nível superior. Uma boa sequência para os três níveis de reunião de resultados é:

- metas operacionais: vendas desdobrada em preço médio e volume vendido, taxa conversão de leads, prazo de recebimento, inadimplência por cidade, entre outras;
- metas táticas: margem de contribuição (vendas (-) custos e despesas variáveis) por regional;
- metas estratégicas: EBITDA e engajamento time;

O intervalo entre as reuniões dos três níveis costuma ser de um a dois dias para permitir reflexões intermediárias e atualização de material de apoio. Se você está começando ou está numa startup, pode separar as reuniões em dois fóruns: operacional e tático. Lembrando que as “operações” representam o coração da empresa e seus resultados devem ser monitorados, de forma mais simples, no dia a dia, afinal, trata-se de um assunto crítico de gerenciamento da rotina, mas trataremos disso em outro momento.

Quem deve participar da reunião

Isso vai depender de quais metas estão em jogo. A princípio, devem participar os gestores donos das metas (no máximo 5 metas para cada gestor) e os principais envolvidos nas ações de melhoria e projetos planejados. Toda reunião de resultados deve ter um dono. Por exemplo, se estamos discutindo a eficiência da máquina de corte (nível operações), devem participar o coordenador da máquina, que é o dono da meta, operadores importantes e outros coordenadores que impactarem diretamente a eficiência, como PCP e suprimentos.

Convidar os jovens de alto impacto para reuniões de resultado é uma forma de incentivar a revolução silenciosa a favor da “Execução” e formar sucessores. No entanto, vale o alerta que sala cheia não é sinônimo de engajamento e boas decisões, isso pode transformar a reunião em assembleia e significar perda de foco.

Quando deve ocorrer e quanto tempo dura?

Idealmente, as reuniões mensais devem acontecer no início do mês, depois da apuração dos resultados vinculados às metas. Não é bom que a reunião dure mais do que 3-4 horas, pois o nível de atenção e engajamento cai. Lembre-se: reunião de resultados não substitui a interação no dia a dia entre o time para tirar do papel as ações e projetos necessários para a meta ser atingida. Deixe agendadas as reuniões de resultado de todo o ano.

O foco principal

O foco da reunião é resolver os problemas prioritários, aqueles que têm maior impacto no fluxo de caixa da empresa, no engajamento do time ou prazo de execução de projeto estratégico. É necessário enxergar bem o resultado real frente a meta e os seus desdobramento. Cada nível deve ter as suas metas claras e bem desdobradas.

Por exemplo, se você estiver olhando para suas operações, é importante entender qual foi o desvio da meta de vendas na cidade de São Paulo, desdobrado por: bairros, categorias de produtos, tipos de clientes, tíquete médio e volume vendido. Esse recorte é necessário, pois muita confusão acontece por não conseguirmos visualizar o que está acontecendo.

A segunda etapa é entender o status de execução dos planos de ação e projetos prioritários, avaliando atrasos e engajamento do time com o escopo e propósito original da ação. Normalmente, quando o resultado não vem, os planos de ação estão ruins ou não foram executados.

A terceira etapa é a análise das causas do não atingimento dos resultados e alinhamento de ações: existe alguma nova causa não trabalhada por nenhuma ação de melhoria? As ações são efetivas? O time está engajado na sua execução? São necessárias novas ações, além das definidas nos planos de ação para atingimento das metas anuais?

Preparação para a reunião mensal

Para as metas estratégicas, é necessário preparar e compartilhar, antecipadamente, com os líderes os resultados financeiros (planejado versus realizado):

DRE, com visão do EBITDA e de seus componentes receita, custos e despesas operacionais;

Balanço Patrimonial, com foco em entender a saúde do Ciclo Financeiro, indicadores de liquidez e rentabilidade;

Fluxo de Caixa, foco na disponibilidade de caixa para os próximos períodos;

A controladoria puxa a preparação dos dados financeiros e o time de gestão lidera o processo como um todo. Se você não tem equipe dedicada, prepare pelo menos o Fluxo de Caixa e DRE (orçado versus realizado) com os recursos que tiver, dedique-se a desdobrar bem os resultados de vendas.

A atualização “planejado versus real” das metas de gente e operacionais, assim como o status de avanço dos projetos e planos de ação, devem ser preparadas e analisadas pelas áreas responsáveis, de modo alinhado, com o dono da reunião de resultado. Se você atua no varejo, implemente o OTB (Open-to-Buy) e o orçamento de compras e integre-o à reunião de resultados.

Os donos das metas devem fazer o dever de casa de discutir com o time, previamente e de modo franco, os pontos relevantes sobre o desempenho da área e dos principais processos:

Fatos e dados correlacionados ao resultado;

“Dores” que persistem nos processos prioritários (quais são, quais características)

Orçamento disponível;

Causas (causas levantadas no planejamento anual continuam atuando? quais as novas causas?, visita à campo para testemunhar as causas que prejudicam o resultado).

Para obter maior engajamento do time, é necessário que os líderes tenham habilidade para construir alguns prerrequisitos ao engajamento:

Tornar a meta e ações visíveis, concretas. O time precisa visualizar onde a empresa quer chegar e imaginar os benefícios para si e para a empresa de ter a meta e as ações concluídas.

Possibilidade de execução. Se algum resultado já foi atingido por alguém da empresa, concorrentes, profissionais de outras empresas, há maiores chances de engajamento do time.

Propósito. Gera-se muito mais energia para uma causa boa, bem relembrada e comunicada.

Abertura da Reunião de Resultados

O CEO é o responsável pelos resultados da empresa, ele abre a reunião apresentando, sucintamente (no máximo 20 minutos), os resultados globais da empresa como:

EBITDA (mês e acumulado do trimestre/ ano);

Receita, Custos e Despesas Globais; e

Principais destaques do mês: ações de gente, ações de vendas e marketing, investimentos, ações dos concorrentes, novas oportunidades de mercado, etc.

A sequência pode ser apresentado em, no máximo, 3 slides. Cada slide deve apresentar uma conclusão importante da análise feita.

É hora de acabar comas reuniões que não geram nenhum compromisso real com o aprendizado e mudança!

Durante a reunião de resultados

Após esse panorama mais geral, é hora de entrar nas metas setoriais e de processos que explicam os resultados globais (desdobradas numa relação causa-efeito). Cada dono de meta deve apresentar:
Resultado frente as metas;

Quem brilhou no mês;

Onde ocorreram os desvios;

O que está sendo feito para recuperar a meta;

Resumo do avanço dos planos de ação e projetos estratégicos; e

Quais as lições aprendidas (ações com responsáveis bem definidos e prazos), como o time está absorvendo o aprendizado, como está a formação dos talentos.

Conclusão da Reunião de Resultados

A reunião de resultados deve ser finalizada pelo CEO com o resumo rápido das principais análises e decisões tomadas (ações corretivas). Vale a pena trazer ao time mensagem final inspiradora para os próximos desafios, dentro do contexto do sonho grande, das metas do ano e do próximo período e dos valores da empresa.

Com as dicas em mãos, é hora de fazer com que todo o time vibre nas reuniões de resultado, trabalhe com foco nas metas e entenda, cada vez mais, como as técnicas de gestão podem transformar a capacidade de execução da empresa.