O que é folha de pagamento digital e por que utilizá-la?

O contracheque convencional, entregue em papel ao funcionário, está ficando para trás. No lugar dele, a folha de pagamento digital vem ganhando espaço na rotina das empresas, modernizando o processo e facilitando a vida do departamento pessoal e também dos empregados.

As vantagens, porém, vão além da economia de dinheiro e de tempo: a folha de pagamento digital prepara as empresas para a obrigatoriedade do eSocial, programa do governo federal que obrigará as organizações de todos os portes a unificar a prestação de contas que é feita aos órgãos oficiais, como a Receita Federal, o Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), o Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) e a Caixa Econômica Federal (CEF).

A seguir, relacionamos 5 motivos que lhe convencerão a não perder mais tempo para trocar o holerite tradicional pela folha de pagamento digital.

Quais são as vantagens da folha de pagamento digital?

Facilita as operações

A implantação da folha de pagamento digital ajuda o RH a organizar as informações relacionadas a cada funcionário, processando o pagamento do salário e do 13º, por exemplo, de forma mais rápida e integrada, e emitindo relatórios desejados sem envolver tanto tempo e pessoal, evitando ainda o acúmulo de papéis e documentos.

Diminui custos e tempo

Os cálculos manuais, que exigem tanto tempo da equipe de RH, não se repetem no modelo digital. Pelo sistema, basta apenas selecionar as opções relativas à pesquisa, como período de tempo determinado, setores e faixa salarial, por exemplo, para que o software faça tudo sozinho.

Permite maior controle da folha

A folha de pagamento não é um documento estável e fechado. Pelo contrário: ela sofre alterações e renovações todos os meses, com horas extras e reajustes salariais. Isso não só exige do RH uma atenção maior, como também interfere diretamente no fluxo de caixa.

Evita erros

Uma coisa é certa: cálculos e comparações feitos de forma manual estão sempre passíveis de erros, diferente daqueles feitos automaticamente por um sistema. É bom estar atento a isso, já que irregularidades e incorreções em folhas de pagamento estão sujeitas a multas e entraves jurídicos.

Prepara sua empresa para o eSocial

O eSocial, a ser implantado em todo o país, irá exigir das empresas o envio único de informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais. Em geral, esses dados estão dispersos em vários setores da empresa e, portanto, é de extrema importância que a empresa vá se adequando o quanto antes para integrá-los em um só lugar, conforme os procedimentos exigidos pelo sistema.

Como fazer para substituir o contracheque tradicional pela folha de pagamento digital?

Trocar um método pelo outro exige tempo e investimento da empresa. Porém, não é tão difícil quanto se espera. Existem no mercado diversas consultorias de olho nesse nicho e, portanto, prontas para ajudar as organizações a se adaptarem ao novo formato.

A opção pela folha de pagamento digital vai muito além das facilidades e vantagens que o método pode oferecer para a rotina da empresa: ela também será necessária para adequar todo o empreendimento aos novos parâmetros exigidos em breve pela Receita Federal. Então, nada como adiantar esse processo e proporcionar um período de adaptação tranquilo a todos os setores envolvidos nessa mudança.