Como manter a conformidade e reduzir riscos futuros

Embora a linguagem dos negócios esteja cada vez mais padronizada, uma coisa permanece culturalmente complexa: as leis trabalhistas. Com a implementação obrigatória do eSocial a partir de janeiro de 2018, as exigências se tornarão ainda maiores. De acordo com uma pesquisa recente da ADP, 80% das organizações acreditam cumprir os regulamentos nacionais, apesar de um terço dos mesmos entrevistados ter sido punido por ilegalidades no ano anterior.

A gestão de RH, folhas de pagamento e benefícios geram uma grande variedade de questões, desde a gestão de conformidade, riscos e até custos. As mudanças nas exigências regulamentares de declaração de impostos e as políticas e procedimentos afetam não só o setor, mas também os gerentes de linha e funcionários. Uma recente pesquisa da Ernst & Young sobre folhas de pagamento, constatou que os principais problemas enfrentados pelas organizações estão relacionados à legislação (23%) e à consistência dos processos de folhas de pagamento (18%) na organização como um todo.

Este levantamento também descobriu que os erros mais frequentes nas folhas de pagamento incluem retenção incorreta de impostos e operações existentes que são incapazes de manter a conformidade com as exigências legais ou regulamentares. O excesso de confiança em equipes internas ou em processos antigos preestabelecidos pode fazer com que as organizações acreditem estar agindo dentro da legalidade, quando, na verdade, estão expostas a problemas possivelmente prejudiciais.

De acordo com a análise interna de dados da ADP, um terço das empresas disse ter sido multada ou penalizada nos últimos 12 meses, com uma média de 6,4 multas ou penalidades devido a não conformidades – de um modo geral, as penalidades constituíram 25% do valor do imposto total, sendo que algumas chegaram a 90%.

O crescente volume e a complexidade das mudanças regulamentares fomentam a demanda por pessoas que tenham a capacidade de implantar e compreender o impacto em todos os sistemas e processos de RH. A falta dessas habilidades só tende a piorar à medida que as conformidades se tornam mais complexas.

A vantagem de contar com habilidades e experiências especializadas

As empresas estão cada vez mais atentas aos benefícios de manter internamente as habilidades de coordenação e supervisão. Os gerentes de RH precisam ter uma visão geral operacional das questões referentes aos riscos e à conformidade de RH que suas organizações enfrentam. No entanto, existem áreas de conhecimento com as quais não se pode esperar que um profissional interno tenha familiaridade, independentemente do quão competente ele seja.

Por exemplo, à medida que os países mudam as leis trabalhistas em nível local ou nacional, os especialistas que atuam como prestadores de serviços terceirizados são muitas vezes chamados pelas companhias para assessorar sobre as leis e ajudar em sua implantação.

Nos EUA, por exemplo, uma grande empresa especializada não só mantém uma equipe permanente de especialistas em conformidade na Receita Federal, como também possui uma equipe “infiltrada” no provedor de folha de pagamento, a fim de aprenderem uns com os outros. Da mesma forma, no Brasil, o novo sistema eSocial, concebido para padronizar as informações de trabalho, foi elaborado ao longo de três anos, tendo o mesmo provedor como parte de seu grupo piloto visando validar seus modelos.

Os maiores desafios e complexidades referentes aos riscos trazem consigo a oportunidade única de os recursos humanos e os executivos financeiros ajudarem a impulsionar a mudança organizacional. Ao encontrar novas maneiras de ajudar a manter a conformidade e reduzir riscos, melhorar a eficiência dos processos de negócios e, finalmente, ajudar a impulsionar o crescimento organizacional, os departamentos de RH e finanças podem passar a demonstrar o valor estratégico que proporcionam para a empresa.