Como fazer a gestão da folha de pagamento de forma eficiente?

A gestão de folha de pagamento e sua correta apuração é importante, principalmente, para evitar a geração de passivos trabalhistas e previdenciários ocultos, bem como o surgimento de reclamatórias trabalhistas, evitando adversidades para os sócios e para a empresa.

Podemos dizer que a folha de pagamento se trata de uma relação que demonstra a remuneração e, de certa maneira, o histórico de todos os funcionários dentro da empresa ao trazer em detalhes todos os eventos trabalhistas do período. Nela constam as informações trabalhistas para mensurar a cada ciclo de pagamento os valores bruto e líquido, por exemplo.

Com o desenvolvimento do negócio e, consequentemente, o aumento do quadro de colaboradores, fazer seu gerenciamento se torna uma tarefa mais complexa, sendo necessária a adoção de medidas estratégicas para auxiliar no processo.

Pensando nisso, vamos mostrar algumas dicas para o auxiliar nesse controle. Acompanhe!

Monitore as horas trabalhadas

O monitoramento das horas laboradas por cada trabalhador é primordial para que a folha de pagamento retrate a realidade. Por isso, o registro dessas horas deve ser realizado diariamente. Assim, é possível controlar os horários de entrada, saída, pausas para almoço, horas extras, entre outros, tornando o procedimento mais simples e ágil.

Todo estabelecimento que tenha mais de 10 profissionais em seu quadro de colaboradores deve fazer o registro de ponto, excetuando gerentes e equiparados, como diretores e supervisores de departamento. Também não é necessário nos casos em que empregados executam atividades externas incompatíveis com os horários de trabalho fixo.

O registro poderá ser feito manualmente ou por meio de recursos eletrônicos, sendo esse controle um dos únicos meios de prova aceitos para comprovar a jornada trabalhada e as horas extras para fins de pagamentos.

A marcação do ponto no “horário britânico” (quando o colaborador realiza seus registros sem nenhuma variação, o que é praticamente impossível de ocorrer), torna a marcação inválida. Diante disso, caso necessário, a jornada deverá ser comprovada por outros meios, por exemplo, testemunhal.

O ideal é que todas as empresas com funcionários realizem a marcação de ponto, independentemente da forma, desde que em conformidade com a legislação.

Realize a previsão de alguns custos

Ao prever os custos, você tem mais controle sobre as despesas e, assim, pode planejar a quitação delas. Por exemplo, os décimos terceiros salários e férias devem ser considerados e programados desde o início do ano, para evitar complicações na gestão financeira no fim de ano.

Quando os gastos são previstos, é possível provisionar a quantia para pagamento dessas despesas, evitando possíveis demandas de empréstimos para quitá-las.

Defina um prazo para entrega dos holerites

Esse documento exibe os valores relativos às remunerações que o colaborador terá direito naquele mês, englobando salário, gratificações, benefícios etc. A entrega desses demonstrativos deve ser realizada mensalmente por ser uma obrigação legal imposta às empresas.

Definir um prazo para entrega e a data para pagamento é importante, tendo em vista que há prazos legais para serem cumpridos, além de simplificar a organização e assegurar a confiança dos funcionários nas políticas adotadas pela empresa, independentemente do seu porte.

O envio pode ser realizado em diversos formatos, como: e-mail, plataformas online, impresso etc.

Estipule cargos e salários

A estipulação de cargos e salários é o que demonstra a posição de cada profissional no quadro de funcionários, além das suas respectivas funções.

Por meio dessa estruturação, fica mais fácil avaliar quantos colaboradores exercem cada cargo, simplificando o controle de gastos com pagamentos de remunerações e benefícios, bem como facilitando a verificação das áreas que necessitam de mais investimentos em pessoal, por exemplo.

Faça uso da tecnologia

A geração e integração do arquivo CNAB (Centro Nacional de Automação Bancária), pode ser muito útil na gestão da folha de pagamento.

É uma ferramenta online de troca informações (remessa e retorno) entre empresas e bancos. Popularmente se convencionou chamar os arquivos gerados desta forma de CNAB.

A geração do arquivo seguindo os padrões estabelecidos pelo CNAB a partir do sistema de folha de pagamento utilizado pela Artdata, por exemplo, após cada apuração, permite as empresas realizarem a importação do arquivo para o sistema bancário a fim de automatizar os pagamentos aos funcionários, tornando o processo mais ágil e eficaz.

O gerenciamento da folha de pagamento não é algo tão simples, por isso, contar com a ajuda de uma assessoria contábil com ampla expertise nas áreas trabalhista e previdenciária é essencial.

Entendeu a importância de uma gestão de folha de pagamento eficiente? Quando ela é feita da forma adequada, sua empresa fica em dia com as obrigações trabalhistas e previdenciárias, além de garantir uma situação financeira mais saudável e não causar transtornos e situações que causam descontentamento entre os colaboradores. Por isso, não espere mais para colocar nossas dicas em prática!