Precisa entregar a ECF em julho? Atenção ao preenchimento

O novo prazo de entrega da Escrituração Contábil Fiscal (ECF), dia 29 de julho, está se aproximando e os contribuintes devem prestar muita atenção ao preenchimento dessa exigência fiscal.

A principal dica é checar e comparar as informações apresentadas na ECD (Escrituração Contábil Digital) - obrigação que substituiu o livro-caixa. O alerta é de Márcio Massao Shimomoto, presidente do Sescon-SP.

A ECF substitui a DIPJ (Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica), que foi extinta. Esta é a segunda entrega do documento, que deve conter informações relativas ao exercício de 2015 de todas as empresas tributadas pelo lucro real, arbitrado ou presumido, e também de entidades imunes e isentas.

Apesar de a ECF não ser uma novidade para os contribuintes, Wilson Gimenez Júnior, vice-presidente administrativo da Aescon-SP, diz que empresários e contadores devem evitar os erros mais comuns antes da entrega.

Segundo ele, o fisco cruza as informações que constam na ECF e na ECD e, em caso de inconsistência, pode colocar a empresa em uma espécie de malha fina. Na verdade, a obrigação do ECD alimenta o ECF.

Quem costuma ter problemas com o cruzamento dessas informações, segundo Gimenez Júnior, é a empresa que trocou o responsável pela contabilidade ao longo de 2015.

"Um exemplo é a empresa que teve um contador até junho de 2015 e substituiu por outro, que é o mesmo até agora. Como a ECF tem de receber os dados de todo o ano da ECD, é preciso fazer um trabalho manual para adequar a escrituração contábil entregue por duas contabilidades diferentes", afirma.

Gimenez Júnior diz que é preciso verificar se a contabilidade anterior usou um plano de contas diferente do contador atual. Nesse caso, será preciso fazer adaptações para transformar arquivos de contabilidades diferentes em uma única forma de comunicar informações para a ECF.

Um exemplo citado pelo especialista é o de um contador que chamou uma conta de "energia elétrica". Ele foi substituído por outro profissional que passou a chamar a mesma conta de "consumo de energia elétrica".

Quando coloca isso na ECD está falando do pagamento da mesma conta, mas com nomes diferentes.

Na hora de transferir essa informação da ECD para a ECF será preciso que ambas fiquem em uma mesma conta, e com o mesmo nome, para que a Receita identifique exatamente o valor gasto pela empresa em energia elétrica no ano.

Este problema de preenchimento pode ocorrer em diversas outras contas da empresa que são informadas para a ECD.

"Será preciso harmonizar as duas contabilidades. Esse não é um trabalho que deverá ser realizado apenas dentro das empresas. Dependerá de uma análise que o contador atual terá de fazer, já que é ele que deverá entregar a ECF em julho", diz.

Então, se nesse processo de correção da contabilidade do ano passado for identificado que um imposto foi calculado de forma errada será preciso pagar o que deixou de recolher e corrigir a obrigação acessória antes de entregar a ECF.

É mais ou menos o que acontece quando um contribuinte deixa de apurar e pagar o carnê Leão e precisa corrigir isso antes de declarar o Imposto de Renda da Pessoa Física, para que no cruzamento não seja pego pela Receita.

Além de muita atenção na hora de preencher e enviar informações, o vice-presidente da Aescon lembra que as empresas que estão no regime de lucro presumido são obrigadas a alimentar a ECF com a ECD quando distribuíram lucros aos sócios acima dos limites de presunção no ano anterior.

"Essa empresa precisará fazer esse processo obrigatoriamente, para comprovar que auferiu lucros acima dos limites de presunção com a contabilidade anexada ao ECF", diz. Já as empresas que estão no lucro real obrigatoriamente precisam fazer a ECD independentemente da distribuição de lucros ter ocorrido ou não.

EM CASO DE INCONSISTÊNCIAS...

Gimenez Júnior diz que o próprio sistema da Receita Federal emite avisos e mensagens de erros quando há problemas no preenchimento da ECF, para que as correções sejam feitas. Mas se as informações estiverem inconsistentes, ele diz que elas poderão ser objeto de questionamento pelo fisco posteriormente.

"A empresa pode ser chamada a prestar esclarecimentos, não só em razão de problemas derivados de contas com nomes diferentes no mesmo exercício. O fisco também pode questionar o resultado que a empresa auferiu versus a distribuição de lucros no mês, os tributos que pagou, enfim, tudo será objeto de verificação de consistência. A ECF é uma obrigação rica em conteúdo para que a fiscalização verifique se há alguma informação errada, que precisará de esclarecimentos", diz.

Quem errar a ECF e não conseguir explicar o que realmente ocorreu, pode, ainda, sofrer penalidades, com o pagamento de multa, que dependerá do tipo de infração.

Se ocorrer um erro em um tributo recolhido, que saiu da contabilidade, a empresa no lucro real pode ter de pagar uma multa administrativa. Dependendo do caso, pode haver incidência de juros. "Depende do que a Receita identificar como irregularidade. A penalidade pode ser retroativa ou não", afirma.

Com a entrega da ECF é importante lembrar que todos os lançamentos contábeis e os pagamentos de tributos estão na vitrine da Receita Federal. Assim, se houver alguma deficiência ou precariedade na prestação dessas informações contábeis ou mesmo na apuração dos tributos, tudo isso será exposto para ser questionado pelo fisco.

Antes da burocracia digital, o contador tinha o livro-caixa físico e o mantinha atualizado para apresentar em uma eventual fiscalização e isso foi substituído pela ECD. Antes, a DIPJ também não estava amarrada na contabilidade.

"Na prática, com essa mudança, a Receita conseguiu fazer com que a contabilidade seja transmitida para sua própria base de dados. E a ECF (que é a antiga DIPJ) está na mesma base de dados, amarrada à contabilidade que você entregou por meio da ECD (antigo livro-caixa). O fisco não precisa mais ir à empresa para fazer fiscalização. A ECF fornece elementos para a Receita criar uma malha fina para a empresa", completa.