Por quanto tempo minha empresa deve guardar documentos?

Dúvida de leitor: Por quantos anos minha empresa precisa guardar documentos de obras sociais e doações? Com base em quais leis eu posso conferir esse tempo de arquivo?

Vivemos em tempos virtuais e digitais, em que a tecnologia da informação tornou-se indispensável, nos mais variados segmentos, em âmbito pessoal e profissional. A velocidade das informações, assim como a facilidade das mesmas, tornou-se um mal necessário ao desenvolvimento de nossas rotinas diárias.

No mesmo sentido, não se pode afastar os projetos e iniciativas relacionadas à sustentabilidade que também permeiam nossas rotinas, visando salvaguardar o meio ambiente, assim como transformar velhos hábitos em melhores práticas.

Nesse contexto, a título exemplificativo, pode-se destacar o volume de impressões de papel realizadas por uma empresa, independentemente de seu porte, que atualmente, vem sendo, paulatinamente, substituído pelas mídias e arquivos digitalizados.

Em meio a esse processo de transformação e de “cloudificação”, ainda observamos retrocesso quanto se questiona sobre o prazo legal para a guarda de documentos fiscais, contábeis, previdenciários, entre outros.

Nota-se que, a guarda obrigatória de documentos (físicos e/ou digitais) configura exigência legal ao contribuinte, em caso de eventual questionamento da administração pública que enseje a necessidade de prestação de informações e documentos comprobatórios.

É de conhecimento público que tais ocorrências são amplamente observadas nos casos da conhecida “malha fina”, autos de infração fiscais, termos de fiscalização ou ainda para a comprovação de débitos/contas indevidamente cobradas.

Nesse sentido, resta evidente que o prazo legal para a guarda de documentos ainda é um tema em voga e com margem para polêmicas, afinal, em âmbito jurídico, ainda se discute a extensão, a incumbência e a inversão do ônus da prova.

Feitas consideráveis digressões sobre o questionamento em análise, é necessário destacar que os documentos relacionados às obras sociais e doações são considerados hábeis para fins de apuração e dedutibilidade do Imposto de Renda – IR e Contribuição Social sobre o Lucro Líquido – CSLL, cujos pagamentos fazem parte da movimentação financeira e contábil da empresa.

Desta feita, se considerarmos que os documentos mencionados estão diretamente atrelados à apuração e pagamento de obrigação tributária (IR e CSLL), o prazo legal para a guarda e para o arquivo segue os ditames da decadência tributária, ou seja, cinco anos, contados a partir do primeiro dia do exercício seguinte ao que o lançamento fiscal de exigência dos tributos poderia ter sido efetuado, conforme artigo 173, inciso I, do Código Tributário Nacional.

Igualmente, cabe ressaltar que ainda se discute a polêmica sobre se o IRPJ e a CSLL são tributos sujeitos a lançamento por homologação, face à entrega de obrigação acessória sujeita ao deferimento do fisco.

Nesse caso, o prazo decadencial de 5 anos teria início a partir do fato gerador da obrigação (Declaração do Imposto de Renda), consoante o artigo 150, §4º. do CTN.

Ademais, podemos ainda mencionar o disposto no artigo 10º Instrução Normativa Conjunta MINC/MF n° 1, de 13.06.95, que rege os procedimentos de acompanhamento, controle e avaliação a serem adotados na utilização dos benefícios fiscais relacionados a doações ou patrocínios em favor de projetos culturais.

Referido artigo obriga a Pessoa Física ou Jurídica responsável pela execução dos projetos culturais a guarda de todos os comprovantes e documentos, pelo prazo de 5 anos, contado a partir da data do recebimento das doações ou patrocínios.

Ao contrário senso, poderíamos considerar o mesmo prazo para a Pessoa Jurídica que efetuou o pagamento das doações ou patrocínio a obras culturais.

Por fim, como já mencionado, sob a ótica da movimentação financeira despendida pela empresa, poderia se considerar que os documentos comprobatórios de doação e obras sociais possuem lastro contábil-financeiro, razão pela qual o prazo de guarda seria de 10 anos, a partir do primeiro dia do exercício seguinte da despesa.

Portanto, em tempos virtuais e sustentáveis, a guarda de documentos ainda é um assunto polêmico, sem limites legais expressos. A otimização e adoção de práticas de arquivamento e guarda de documentos obrigatórios pode resultar na mitigação de riscos por parte das empresas e indivíduos.